In questo periodo più che mai la parola smart working è all’ordine del giorno. Sebbene all’inizio sia stata ben percepita da professionisti e impiegati, ad oggi, iniziano ad emergere problematiche legate alla produttività, allo spazio e alla concentrazione.

Le notizie, il web, i familiari, la casa, portano continui input esterni e interruzioni che rischiano alla lunga di provocare stress, ritardi nelle consegne e frustrazioni.

Se ti ritrovi spesso a fissare il computer senza riuscire ad essere produttivo o senza riuscire a mettere a fuoco le tue priorità, se ti capita di sentirti stanco mentalmente  e non riuscire a stare dietro a tutte le scadenze e sei continuamente in rincorsa, fermati 5 minuti e leggi questo articolo.

Ho fissato 7 punti che ti aiuteranno ad organizzare al meglio le tue giornate.

Se per te lo smartworking è una condizione nuova, per me che da oltre 5 anni lavoro in questa modalità, con due figli, un marito e un gatto dentro casa è diventato una routine, quindi questa lista è un vero e proprio manuale pratico di sopravvivenza.

Sei pronto? Cominciamo!

Regola numero 1 : Crea nuove abitudini

Se quelle vecchie non funzionano, è inutile continuare a perdere tempo e a stressarsi per far in modo che tutto fili liscio come prima. La situazione è cambiata quindi prima riesci a creare nuove abitudini produttive e prima riuscirai ad affrontare la giornata con serenità.

Se prima iniziavi a lavorare alle 9.00 e ora riesci ad organizzarti per le 10.00 non farne un dramma. L’importante è concludere il lavoro in modo ottimale senza procrastinare.

Se hai bambini in casa pianifica prima le loro attività, anche quelle relative ai pasti così non sarai costretto/a ad interromperti ogni 5 minuti.

Dimentica il lavoro alla scrivania per ore di fila, pianifica la tua giornata in blocchi e organizza le tue task per priorità ( vedremo più avanti come fare ) scrivendole in agenda insieme al tempo che ti occorre per portarle a termine, e barrandole ogni volta che ne porti a termine una.

In questo modo riuscirai a tenere sempre sotto controllo la situazione e a fine giornata riuscirai a spuntare tutte le attività della tua lista.

Regola numero 2 : Come creare la to-do list perfetta ordinandola per priorità.

Per gestire al meglio il proprio tempo, rimanendo produttivi e senza arrivare a fine giornata con i capelli dritti, il passo fondamentale da compiere in smart working è creare la to-do list perfetta. Ossia l’ esatta combinazione di azioni e tempo impiegato, ordinate per priorità, che preveda tutto. Anche gli imprevisti.

Utopia?

Forse. Ma posso assicurarti che se metti in pratica quanto sto per scriverti riuscirai ad andarci molto vicino e lo smart working diventerà un assoluto piacere.

Iniziamo comprendendo quali sono le priorità. Per comprendere le priorità ti consiglio di scaricare qui la matrice delle priorità  di  Eisenhower . Questa matrice classifica le priorità in 4 sezioni:

• Sezione 1 = Crisi: urgente e importante – da fare immediatamente
• Sezione 2 = Qualità: importante e non urgente – da fare in un secondo momento
• Sezione 3 = Delegabile: urgente e non importante – da delegare
• Sezione 4 = Inutile: non importante e non urgente – da non fare

Sezione 1: La crisi.

Nella sezione 1, quella della crisi, ci sono le azioni URGENTI e IMPORTANTI che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri. Inutile dire che lavorare sempre in questa zona è stressante e non sempre assicura un lavoro di qualità. Generalmente ci si trova in questa zona per due motivi: Se si è abituati a procrastinare e se le urgenze non dipendono da noi. Quindi la soluzione è:

Nel primo caso possiamo intervenire imponendoci di non rimandare più nessun tipo di azione IMPORTANTE/NON URGENTE. Quando pensiamo “Dopo lo faccio” , esattamente in quel momento, dobbiamo imporci di fare subito quell’azione oppure dare una data ed un orario bene preciso al “dopo”.

Nel secondo caso, quando le urgenze non dipendono da noi, basta essere chiari sulle tempistiche di consegna con colleghi e clienti. Puoi garantire la qualità del lavoro che ti viene richiesto in “X” tempo quindi le commissioni Last Minute devi rifiutarle. Imparare a dire no, rafforza l’autostima e ti aiuta a non vivere in perenne stato di stress. Provare per credere!

Sezione 2: L’Eden.

Questa è la sezione delle azioni IMPORTANTI ma NON URGENTI. L’ ho definita l’ Eden perché lavorare in questa sezione significa produrre un lavoro qualitativamente  soddisfacente e senza stress. Il sogno di ogni libero professionista. Lavorare in sezione 2 significa ricavarsi del tempo per le proprie passioni e per i propri affetti.

Ma quali azioni vanno inserite nella sezione 2?

Tutte quelle azioni che appena portate a termine ti fanno provare un immenso senso di piacere e/o soddisfazione, quelle per cui ti autocongratuli con te stesso e che ti portano ad elevarti dalla situazione in cui ti trovi. Quelle azioni che se compiute costantemente ti dirigono verso un obiettivo o risultato più grande. Promozione, Aumento di fatturato, Acquisizione di un cliente.

Sezione 3: La fiducia (Ex Inganno)

Le attività urgenti ma non importanti rientrano in questa sezione. Eisenhower lo definiva il quadrante dell’inganno a me piace di più la sezione della fiducia 🙂 .

Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, spesso e volentieri delegabili. Pensaci bene. Quante cose fai che potresti delegare che ti portano via del tempo? Telefonate, risposte a mail, soluzioni a problemi degli altri. Se riesci a delegarle la tua vita e la tua produttività aumenteranno. Scommetti?

Ho utilizzato il verbo riuscire e non sapere, appositamente. Saper delegare BENE è semplice. Molti già lo fanno e se hai bisogno di avere dei suggerimenti a riguardo nei prossimi giorni su questo blog pubblicherò un articolo dedicato esclusivamente a come delegare con successo.

Riuscire a delegare invece è difficile. Significa dare fiducia completa a qualcuno che deve svolgere le mansioni che fino a quel momento hai svolto in prima persona.

Non importa che ciò che ti impedisce di delegare sia paura o eccesso di autostima. Dimenticati di queste paranoie e inizia a delegare azioni URGENTI e NON IMPORTANTI a qualcuno di cui pensi di poter fidarti.

Pensa a quante cose IMPORTANTI E NON URGENTI (Eden) potresti fare delegando anche solo parzialmente queste azioni.

Allora siamo d’accordo. Trattieni il fiato, conta fino a 10 e… Delega.

Sezione 4: Il tempo perduto.

Non mi soffermerò troppo sulla sezione 4 perché rappresenta completamente tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. La cosa da fare subito? Individuare quali sono queste azioni e premere il tasto CANC.

Facendo un riassunto della regola 2, per creare la to do list perfetta è importante riempire la nostra lista di cose da fare con questa proporzione:

• 70% della lista di cose importanti e non urgenti
• 20% della lista di cose non importanti ma urgenti (imprevisti e richieste last minute)
• 10% della lista di cose urgenti e importanti

Per definire se una cosa è importante/urgente/nonurgente le domande che devi farti sono :” Perché sto facendo questo? Cosa mi serve per raggiungere il risultato che voglio ottenere? Cosa non mi serve? (che posso delegare).

Pianifica la tua lista non in base alle task, ma in base a quanto l’azione o la task che decidi di compiere ti avvicina ad un obiettivo o risultato più grandi e soddisfacente per te.

Regola numero 3 : Come e dove comunichiamo?

Una volta definite le priorità un altra cosa fondamentale da fare per ottimizzare il tuo tempo è comunicare ai tuoi clienti qual è il canale con cui possono comunicare con te. No whatsapp ( dispersivo e disordinato), si mail, puoi tenere traccia di tutto senza perderti tra 1000 messaggi, telefonate solo per motivi urgenti. La brutta abitudine di comunicare su whatsapp toglie tempo, energie e la maggior parte delle volte non risolve problemi e non crea soluzioni.

Definire con i clienti le modalità di contatto è fondamentale per due motivi:

1 – se sanno qual è il criterio con il quale rispondi al telefono probabilmente non ci rimarranno male se in determinate ore non sei reperibile.

2 – ti permetterà di concentrarti solo sulla fase operativa del lavoro senza avere distrazioni.

Regola numero 4 : Organizza il tuo spazio di lavoro

Crea il tuo spazio di lavoro in casa rendilo ordinato, funzionale e super-attrezzato con quel che per te è importante. Chiarisci con tutti i membri della famiglia che quella è la tua area personale e lavorativa in cui nessuno può e deve mettere mano.

Regola numero 5 : Wellness.

Mangiare sano, fare movimento e riposare bene sono la base per rimanere concentrati.

Evita pasti abbondanti, ricchi di zuccheri e carboidrati. Prediligi pasti snelli e frequenti e cerca di bere almeno un litro e mezzo di acqua al giorno.

Ritagliati del tempo, anche mezz’ora al giorno, per fare attività fisica anche una semplice passeggiata o esercizi a casa. Una mente attiva non può risiedere in un corpo pigro e viceversa.

Regola numero 6 : Less is More

Per essere realmente produttivi in smart working, caricarsi o sovraccaricarsi di task e lavoro serve a poco anzi produce l’effetto opposto. Poche azioni al giorno e di qualità ripetute costantemente nel tempo producono grandi risultati. A volte per necessità o per paura di dire di no capita di prendersi impegni e mansioni che non riguardano strettamente il nostro lavoro.

Ridurre “favori” e impegni non graditi aiuta la gestione del tempo. E anche l’umore!

Regola numero 7 : Stacca.

Lavorare in smart working a volte ci fa perdere conto della quantità di tempo che lavoriamo. Definiamo un tempo giornaliero e trascorso sul tempo chiudi tutto. Imponiti un giorno a settimana in cui non penserai al lavoro e ti dedicherai completamente alle tue passioni e ai suoi cari. La mente ha bisogno di ricaricarsi di ossigenarsi e di spaziare. Se mantieni troppo tempo il focus su un progetto alla lunga perderai creatività e soluzioni. La nostra mente tendenzialmente è pigra e se non riceve nuovi input non genererà nuove soluzioni.

Approfitta dello stop per dedicarti ad attività che ti appassionano ma che non c’entrano nulla con il tuo progetto caricati di endorfine e serotonina e anche il tuo lavoro ne beneficerà.